Protection de la vie privée
Politique de confidentialité des fournisseurs, prestataires et visiteurs SOS Médecins Brie-Sénart-Melun-Fontainebleau (ci-après l'"Association"), située 11 boulevard de l'Almont – 77 000 Melun, via la SCM AKAKIA[1], le cas échéant, traite en sa qualité de responsable du traitement, les données à caractère personnel des personnels de contacts de ses fournisseurs et prestataires, afin de gérer la relation commerciale. Elle traite également des données des visiteurs amenés à se rendre au sein de l'Association.
1 - A quoi sert le traitement de vos données ?
Les traitements mis en œuvre par l'Association sont les suivants :| Traitement mis en œuvre | Finalités du traitement | Bases légales | Durée de conservation | Catégorie de données collectées et traitées |
| Gestion de la relation avec les fournisseurs et prestataires | Gestion des commandes, de la livraison, de l'exécution du service ou fourniture du bien etc. | Exécution du contrat | Durée de la relation contractuelle en base active Archivage intermédiaire : 5 ans à compter de la cessation de la relation contractuelle, puis suppression | Collecte directe auprès des contacts des fournisseurs et prestataires et obligatoire Noms, prénoms, Coordonnées professionnelles, fonction |
| Paiement des commandes et prestations Tenue de la comptabilité | Obligations comptables, fiscales | Respect d’une obligation légale de conservation des données (par exemple, l’obligation de s'assurer de l'identité de la personne en demandant la fourniture d'un justificatif d'identité) | Sous la forme d’archive intermédiaire : durée légale de conservation (par exemple, obligation comptable de 10 ans). | Collecte directe auprès des contacts des fournisseurs et prestataires et obligatoire Coordonnées professionnelles, profession, code d’identification comptable, employeur, RIB de la société, mandat de prélèvement |
| Réponse aux demandes d'exercice des droits RGPD | Gestion des demandes d'exercice des droits RGPD | Obligation légale | Année civile de la demande puis 5 ans Les pièces d'identité éventuellement transmises sont supprimées immédiatement lorsque la demande ne nécessitait pas la transmission d'une pièce d'identité, ou, dans les autres cas, 1 an après réception de la demande. | Collecte directe et obligatoire Données d'identification : nom, prénom, date de naissance, civilité Coordonnées : dont adresse postale, numéro de téléphone, adresse email. Seulement en cas de doute, communication d'une pièce d'identité |
| Gestion des accès aux locaux | Gestion des badges d'accès | Intérêt légitime | Historique accessible pour les badges pendant 2 mois. | Collecte directe et obligatoire Données d'identification : nom, prénom Coordonnées : dont numéro de téléphone, adresse email. |
| Vidéoprotection | Sécurité des personnes et des biens | Intérêt légitime | Le cas échéant, en cas d'enregistrement, conservation des images pendant 1 mois | Collecte directe et obligatoire Images de vidéoprotection |
2 - Qui accède à vos données ?
L'Association est susceptible de communiquer les données à caractère personnel des personnes concernées à des destinataires autorisés et soumis à une obligation appropriée de confidentialité, qui peuvent être internes ou externes selon les cas :- Les destinataires internes sont tous les membres du personnel de l'Association dont les attributions, fonctions et missions justifient qu’ils traitent les données à caractère personnel des personnes concernées (direction générale, responsable de service dûment habilité, service comptabilité, assistants de direction et assistants commerciaux) pour les seules finalités prévues par la présente Politique de confidentialité et dans le cadre des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par l'Association pour préserver la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel détaillées ci-après ;
- Les destinataires externes sont :
- Eventuels prestataires de services ou Sous-traitants de l'Association (prestataires du système d'information (éditeur, hébergeur…)) ;
- Autorités administratives ou judiciaires dans le cadre de leurs attributions ;
- Entités chargées du conseil, de l’audit et du contrôle financier de l'Association.
